La gestión de proyectos es una de las tareas en las que más se enfoca Grupo Argenia, desde sus inicios hasta la completa ejecución de los mismos. Pero, ¿qué es necesario para convertir grandes ideas en resultados de éxito?
El departamento de gestión de proyectos es el encargado de usar las herramientas, habilidades y recursos necesarios para lograr la correcta ejecución de las ideas internas y dar forma a lo que requiere el cliente: es básicamente construir algo que sólo existía en papel. Por ello, es vital que exista una buena gestión del proyecto desde el principio, incorporando diferentes profesionales que lograrán concluir con éxito las sucesivas fases del proyecto.
LOS OBJETIVOS DEBEN QUEDAR CLAROS DESDE EL PRINCIPIO
Lo primero de todo es establecer unos objetivos específicos, esto puede ir desde aumentar las inversiones hasta lograr un hogar para una familia. Cuando el objetivo está claro, las tareas se realizan de forma automática y el coste del proceso es más concreto, y esto es fundamental para controlar los resultados.
Todo ello se encuadra dentro de la planificación de los resultados, en la que se refleja tanto el objetivo que se persigue como el camino a seguir. Definir el alcance ayuda a que el equipo no pierda tiempo y recursos en resolver asuntos fuera de su competencia, y se centre únicamente en el progreso y la consecución de ese objetivo.
LA PLANIFICACIÓN ES LA CLAVE DEL ÉXITO
Una correcta planificación no se realiza sin un buen cronograma establecido. Nuestros jefes de proyectos se reúnen una vez por semana y establecen las fechas límite, de entrega y de ejecución de proyectos y obras, para así poder organizar mejor al resto del equipo. La intención de los cronogramas no es otra que ir dividiendo el proyecto en fases y determinar un tiempo de ejecución para cada una de ellas. Cuanto mejor organizado está ese cronograma, mayor será la posibilidad de éxito del proyecto, y además se evitan demoras, imprevistos y pérdida de tiempo para los empleados y, en consecuencia, para el cliente.
Un consejo en este tema: establece plazos razonables, ni muy cortos ni muy largos. Para ello es esencial conocer las peculiaridades de tu equipo, y tener una larga experiencia en la ejecución de proyectos similares, que te definirán el tiempo necesario para ello.
CONTROL DE COSTES DURANTE EL PROCESO
Otro ámbito esencial es el presupuesto del proyecto. En este sentido, debe hacerse un seguimiento durante su elaboración, ya que siempre surgen cambios incluso durante las obras. Determinar el valor de cada etapa del proyecto ayuda a controlar gastos innecesarios, ya que evita que el cliente gaste más de lo que tiene, y además, esté informado de cuánto, cuándo y cómo se gasta el dinero.
COMUNICACIÓN Y TRANSPARENCIA EN EL EQUIPO
Algo muy importante sobre cómo planificar un proyecto tiene que ver con la comunicación y la transparencia dentro de la empresa. Para ello, hay que saber cómo hacer partícipes a los equipos los trabajos, organizando reuniones y asegurándose de que se siguen los pasos establecidos. Durante la ejecución de los proyectos, se reserva un día semanal en el que se discute el progreso, se aclaran dudas, se ajustan los tiempos y se distribuye el trabajo, informando siempre al resto del equipo de cómo se está evolucionando y además promoviendo la integración entre todos los involucrados.
SABER RECONOCER LOS ERRORES AL IGUAL QUE LOS ÉXITOS
Al final de un proyecto, siempre es interesante evaluar lo realizado, tener en cuenta los errores y sobre todo los éxitos. Con este análisis final se puede conocer mejor qué hacer y qué no hacer en los proyectos futuros, para así mejorar los plazos de ejecución y manejar mejor las situaciones.
En Grupo Argenia ponemos en práctica esos consejos cada día, siempre mejorando los plazos y la consecución de los objetivos. Y tú, ¿qué consideras esencial para la gestión de un proyecto?